Szanowni Państwo,

niniejsza Polityka prywatności pomoże Państwu podejmować przemyślane i świadome decyzje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach działalności prowadzonej przez Operę i Filharmonię Podlaską – Europejskie Centrum Sztuki w Białymstoku imienia Stanisława Moniuszki z siedzibą przy ul. Odeska 1, 15-406 Białystok, prosimy o uważne zapoznanie się z jej treścią.

Wprowadzenie

Niniejszy dokument zawiera Naszą Politykę Prywatności tj. zasady jakimi kierujemy się w procesach przetwarzania danych osobowych. Dokument ten zawiera również treści obowiązków informacyjnych, które zgodnie z przepisami prawa muszą być przedstawione osobom, których dane dotyczą, czyli Państwu. Zanim przejdziemy do szczegółów, chcielibyśmy podkreślić niektóre z kluczowych zasad ochrony danych osobowych. Są one ważne dla Nas oraz wierzymy, że są one ważne również dla Państwa.

Polityka Prywatności realizuje cztery najważniejsze cele tj.:

  1. wyjaśnienie, w jaki sposób Opera przetwarza informacje, które Państwo jej dostarczają, aby jeszcze lepiej dopasowywać swoje produktu i usługi do Państwa oczekiwań;
  2. zagwarantowanie, że wszelkie informacje o procesie przetwarzania Państwa danych, zostały przedstawione w sposób jasny i przejrzysty;
  3. zapewnienie Państwa, że dane osobowe przetwarzane przez Naszą organizację są bezpieczne w stosunku do zagrożeń jakie pojawiają się w procesach ich przetwarzania,
  4. zapewnienie transparentności w kontaktach z Naszymi przedstawicielami, tak by realizacja Państwa prawa do prywatności była zawsze zagwarantowana.

Wszystkie informacje, które są od Państwa pobierane są związane pośrednio lub bezpośrednio z prowadzoną działalnością statutową Opery tj.  upowszechnianie i rozwój kultury poprzez: realizację programu w oparciu o sezonowe plany repertuarowe, edukację kulturalną i wychowanie przez sztukę, tworzenie warunków sprzyjających rozwojowi twórczości, nawiązywanie współpracy i realizację porozumień z instytucjami kultury w kraju i za granicą w zakresie popularyzacji i upowszechniania muzyki oraz organizację innych przedsięwzięć służących upowszechnianiu kultury, takich jak na przykład: seminaria, kursy, warsztaty.

Opera i Filharmonia Podlaska – Europejskie Centrum Sztuki w Białymstoku imienia Stanisława Moniuszki jest administratorem Państwa danych osobowych, co oznacza, że decyduję o celach i środkach ich przetwarzania. W praktyce należy pamiętać, że jako administrator danych Opera jest podmiotem odpowiedzialnym za Państwa dane osobowe. W zakresie realizacji jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z Państwa danymi osobowymi należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem:

iod@oifp.eu

Ogólnie rzecz biorąc wszelkie dane osobowe w Operze są podzielone na procesy, w których są one przetwarzane ze względu na główny cel, który przyświeca temu przetwarzaniu oraz kategorię osób,  których dane dotyczą. Będą to kolejno:

  1. Proces rekrutacji

Dane osobowe kandydatów do pracy są przetwarzane w celu dokonania wyboru najbardziej odpowiednich kandydatów do pracy na konkretne stanowiska, na potrzeby obecnych jak i przyszłych rekrutacji. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie Państwa zgody (w zakresie danych wrażliwych, które mogą znaleźć się w dokumentach aplikacyjnych) lub w celu zawarcia umowy o pracę czy też innej umowy cywilnoprawnej, jak również na podstawie przepisów prawa pracy. Dodatkowo podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym procesie jest również prawnie uzasadniony cel przetwarzania tj. działania statystyczne, dotyczące raportowania oraz kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie na podstawie Państwa zgody jest dobrowolne, jednak ich niepodanie utrudni nam sprawne przeprowadzenie procesu rekrutacji. W zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy odnośnie rekrutacji podanie danych osobowych jest obligatoryjne. W procesie rekrutacji, jeżeli nie zostaną Państwo wybrani, a wyrażą Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacji Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 2 lata od ostatniej Państwa reakcji na propozycję kolejnej rekrutacji. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie rekrutacji (np. portale pośredniczące w poszukiwaniu pracy) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Opery i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

  1. Proces przesłuchań artystów

Dane osobowe artystów i ich opiekunów prawnych są przetwarzane w celu dokonania wyboru najbardziej odpowiednich artystów na potrzeby na potrzeby obecnych jak i przyszłych wydarzeń organizowanych przez Operę. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie Państwa zgody (w zakresie danych wrażliwych, które mogą pojawić się w trakcie rejestracji obrazu i dźwięku lub w celu zawarcia umowy o pracę czy też innej umowy cywilnoprawnej, jak również na podstawie przepisów prawa pracy. Dodatkowo podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym procesie jest również prawnie uzasadniony cel przetwarzania tj. działania statystyczne, dotyczące raportowania oraz kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie na podstawie Państwa zgody jest dobrowolne, jednak ich niepodanie utrudni nam sprawne przeprowadzenie procesu przesłuchań. W zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy odnośnie rekrutacji podanie danych osobowych jest obligatoryjne. W procesie przesłuchań, jeżeli nie zostaną Państwo wybrani, a wyrażą Państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów przesłuchań Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 2 lata od ostatniej Państwa reakcji na propozycję kolejnego przesłuchania. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie przesłuchań (np. specjaliści z obszaru choreografii) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Opery i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

  1. Proces zatrudnienia

Dane osobowe pracowników i współpracowników są przetwarzane w celu obsługi procesu zatrudnienia personelu oraz zapewnienia wsparcia w zakresie realizacji umów cywilnoprawnych obsługiwanych w pozostałych procesach przetwarzania danych osobowych, jak również bezpieczeństwa osób i mienia. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie przepisu prawa w zakresie danych wrażliwych, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Operę lub Państwa, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej oraz gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dodatkowo Państwa dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu realizacji umowy o pracę czy też innej umowy cywilnoprawnej. Ostatecznie Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu Opery w zakresie ochrony osób i mienia (monitoring), statystyki, raportowania i kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości nawiązania współpracy. W procesie zatrudnienia na pod-stawie umowy o pracę Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 10 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z zatrudnieniem (za wyjątkiem osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 – wtedy okres ten wynosi 50 lat). W procesie zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez 6 lat od ostatniej czynności na danych. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie zatrudnienia jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Opery i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępnione odbiorcom danych (np. podmioty świadczące usługi na rzecz pracowników), o czym będą Państwo przez nich informowani.

  1. Proces ZFŚS

Dane osobowe pracowników i byłych pracowników są przetwarzane w celu obsługi procesu działania ZFŚS w Operze. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie przepisu prawa, a w zakresie danych wrażliwych, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Operę lub Państwa, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej oraz gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dodatkowo Państwa dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu weryfikacji wniosków składanych przez Państwa w ramach ZFŚS. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości realizacji świadczeń w ramach ZFŚS. W procesie ZFŚS Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 10 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z zatrudnieniem (za wyjątkiem osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 – wtedy okres ten wynosi 50 lat). Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie ZFŚS jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Opery i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

  1. Proces marketingu

Dane osobowe potencjalnych klientów są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na zapytania ofertowe oraz w celu prowadzenia aktywnych działań marketingowych wybranymi kanałami komunikacji. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie Państwa zgody (marketing wybranymi kanałami komunikacji) lub w celu zawarcia umowy w przypadku zapytań ofertowych kierowanych do Opery, jak również w celu jej realizacji w ramach zapisania się do Newsletter. Dodatkowo Państwa dane są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego celu administratora danych osobowych w momencie gdy polecamy usługi Opery w kontaktach osobistych lub tworzymy statystyki i raporty marketingowe. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam udzielenie odpowiedzi na zapytanie ofertowe lub przedstawianie naszej oferty w sposób dopasowany do Państwa indywidualnych potrzeb. W procesie Państwa dane osobowe są przechowywane przez 6 lat od odwołania przez Państwa zgody, jeżeli ją Państwo wyrazili. W pozostałym zakresie również 6 lat od zakończenia świadczenia usługi biuletynu informacyjnego tj. od ostatniego aktywnego działania na danych osobowych lub złożenia przez Państwa zapytania ofertowego  Po upływie tego okresu czasu Państwa dane (jeżeli nie nawiążemy współpracy lub nie skorzystają Państwo z usług oferowanych przez Operę) zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie marketingowym (np. dostawcy usług mailingu) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Opery i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

  1. Proces sprzedaży

Dane osobowe klientów i przedstawicieli klientów (w przypadku kontaktów z klientami instytucjonalnymi) są przetwarzane w celu sprzedaży produktów i usług oferowanych przez Operę zgodnie z zakresem aktualnej oferty oraz tworzenia ofert spersonalizowanych. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane w celu zawarcia umowy lub stworzenia oferty spersonalizowanej jak również na podstawie przepisu prawa. Ostatecznie Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w tzw. prawnie uzasadnionym celu tj. oferowania innych produktów i usług Opery w kontakcie bezpośrednim jak również w działania statystyczne, raportowe i dotyczące kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednak konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości nawiązania współpracy. W procesie sprzedaży Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 6 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z realizacją umowy. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie sprzedaży (np. organizatorzy eventów lub konferencji) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Opery i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

  1. Proces księgowy

Dane osobowe klientów i przedstawicieli klientów (w przypadku obsługi klientów instytucjonalnych) są przetwarzane w celu realizacji wszelkich rozliczeń z klientami, dostawcami, jak również zapewnienie zgodności działalności Opery z przepisami prawa podatkowego. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie przepisu prawa w zakresie uregulowań wynikających m.in. z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Dodatkowo podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest realizacja umowy, która została zawarta jak i tzw. prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych tj. analiza danych statystycznych oraz sporządzanie bilansów księgowych. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości prawidłowego rozliczenia usług. W procesie księgowym dane będą przetwarzane przez okres 6 lat od wykonania ostatniej czynności z danymi w związku z rozliczeniem dokumentów księgowych. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie księgowym (np. zewnętrzne biura rachunkowe) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Opery i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępnione odbiorcom danych (np. organy podatkowe lub biegli rewidenci), o czym w razie kontaktu będą Państwo przez nich informowani.

  1. Proces weryfikacji biletów

Dane osobowe klientów i przedstawicieli klientów (w przypadku obsługi klientów instytucjonalnych) są przetwarzane w celu weryfikacji posiadania ważnego biletu wstępu na wydarzenie. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane w celu realizacji umowy, która została zawarta jak i tzw. prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych tj. analiza danych statystycznych oraz sporządzanie zestawień dotyczących obecności na wydarzeniach. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości wstępu na wydarzenie. W procesie weryfikacji biletów dane będą przetwarzane przez okres 6 lat od wykonania ostatniej czynności z danymi w związku z uczestnictwem w wydarzeniu. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie księgowym (np. zewnętrzna obsługa wydarzeń) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Opery i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępnione odbiorcom danych (np. organy podatkowe lub biegli rewidenci), o czym w razie kontaktu będą Państwo przez nich informowani.

  1. Proces weryfikacji stanu zdrowia uczestników

Dane osobowe uczestników wydarzeń są przetwarzane, gdyż przetwarzanie to jest niezbędne ze względów związanych z interesem publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego, takich jak ochrona przed poważnymi transgranicznymi zagrożeniami zdrowotnym. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie przepisu prawa w zakresie uregulowań wynikających m.in. z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 marca 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii.  Dodatkowo podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest realizacja umowy, która została zawarta jak i tzw. prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych tj. analiza danych statystycznych oraz sporządzanie zestawień ilościowych. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości uczestniczenia w wydarzeniu. W procesie weryfikacji stanu zdrowia Państwa dane będą przetwarzane przez okres 30 dni od wykonania ostatniej czynności z danymi w związku z weryfikacją stanu zdrowia. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępnione odbiorcom danych (np. organy sanitarne i epidemiologiczne), o czym w razie kontaktu będą Państwo przez nich informowani.

  1. Proces reklamacji

Dane osobowe osób składających odwołania, skargi i reklamacje są przetwarzane w celu ich rozpatrzenia oraz zapewnienia wysokiej jakości usług świadczonych przez Operę. Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji umowy i na podstawie przepisu prawa w zakresie rękojmi za wady, jak również na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych tj. sukcesywne podnoszenie jakości świadczonych usług. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednak konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości zidentyfikowania usług w ramach, których składana jest reklamacja. W procesie reklamacji Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 6 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z rozpatrywaniem reklamacji. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery.

  1. Proces realizacji zamówień publicznych

Dane osobowe uczestników postepowań o zamówienia publiczne są przetwarzane w celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji. W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego dane osobowe będą przechowywane przez okres oznaczony kategorią archiwalną wskazaną w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt, który zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164) został przygotowany w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych. Dla dokumentów wytworzonych w ramach zamówień publicznych krajowych jest to okres 5 lat, dla zamówień publicznych unijnych jest to okres 10 lat. Natomiast umowy cywilno-prawne wraz z dokumentacją dotyczącą ich realizacji, niezależnie od trybu w jakim zostały zawarte, przechowywane są przez okres 10 lat. Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja niearchiwalna podlega, po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, brakowaniu. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obligatoryjne, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości wzięcia udziału w postepowaniu. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie realizacji zamówień publicznych (np. zewnętrzne podmioty konsultingowe) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Opery i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Dodatkowo Państwa dane mogą być udostępnione odbiorcom danych (np. organy podatkowe lub biegli rewidenci), o czym w razie kontaktu będą Państwo przez nich informowani.

  1. Proces zakupów

Dane osobowe dostawców i przedstawicieli dostawców (w przypadku kontaktów z dostawcami instytucjonalnymi) są przetwarzane w celu zakupu produktów i usług zgodnie z zakresem treści zapytań ofertowych. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane w celu zawarcia umowy lub stworzenia zapytania spersonalizowanego jak również na podstawie przepisu prawa. Ostatecznie Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w tzw. prawnie uzasadnionym celu tj. działania statystyczne, raportowe i dotyczące kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednak konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości nawiązania współpracy. W procesie zakupów Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 6 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z realizacją umowy. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie zakupów (np. eksperci techniczni) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Opery i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

  1. Proces najmu powierzchni użytkowych

Dane osobowe klientów i przedstawicieli klientów (w przypadku kontaktów z klientami instytucjonalnymi) są przetwarzane w celu najmu powierzchni użytkowych oferowanych przez Operę zgodnie z zakresem indywidualnych ofert spersonalizowanych. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane w celu zawarcia umowy lub stworzenia oferty spersonalizowanej jak również na podstawie przepisu prawa. Ostatecznie Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w tzw. prawnie uzasadnionym celu tj. oferowania innych suplementarnych produktów i usług Opery w kontakcie bezpośrednim jak również w działania statystyczne, raportowe i dotyczące kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednak konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości nawiązania współpracy. W procesie najmu powierzchni użytkowych Państwa dane osobowe będą przechowywane przez 6 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z realizacją umowy. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie najmu powierzchni użytkowych (np. kancelarie prawne) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Opery i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

  1. Proces pozyskiwania środków zewnętrznych

Dane osobowe przedstawicieli sponsorów i partnerów wydarzeń są przetwarzane w celu pozyskania środków przeznaczanych na organizację wydarzeń kulturalnych. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie Państwa zgody (marketing wybranymi kanałami komunikacji) lub w celu zawarcia umowy w przypadku zapytań sponsoringowych kierowanych do Opery. Dodatkowo Państwa dane są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego celu administratora danych osobowych w momencie gdy promujemy usługi Opery w kontaktach osobistych lub tworzymy statystyki i raporty dotyczące sponsorowanych wydarzeń. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam nawiązanie współpracy. W procesie Państwa dane osobowe są przechowywane przez 6 lat od odwołania przez Państwa zgody, jeżeli ją Państwo wyrazili. W pozostałym zakresie również 6 lat od ostatniego aktywnego działania na danych osobowych lub złożenia przez Państwa zapytania sponsoringowego.  Po upływie tego okresu czasu Państwa dane (jeżeli nie nawiążemy współpracy) zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie pozyskiwania środków zewnętrznych (np. zewnętrzne kancelarie prawne) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem Opery i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

  1. Proces monitoringu

Dane osobowe utrwalone za pomocą monitoringu wizyjnego obiektów Opery są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i ochrony mienia, a także w celu zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Operę na szkodę, oraz w celu ustalenia i dochodzenia lub obrony przed roszczeniami w związku z powyższym. Podstawą prawną tego przetwarzania danych osobowych w tym procesie jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, polegające na zapewnieniu bezpieczeństwa osób, ochrony mienia i zachowaniu w tajemnicy określonych informacji. Nagrania z monitoringu wizyjnego zawierające dane osobowe będą przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że stanowią one dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Opera powzięła informację, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu – wtedy termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Odbiorcami danych osobowych w tym procesie mogą być pracownicy i współpracownicy Opery, podmioty świadczące usługi na rzecz Opery, w szczególności usługi informatyczne, usługi związane z utrzymaniem i serwisem systemu monitoringu, usługi ochroniarskie, którym Opera powierzy przetwarzanie danych osobowych. Podanie danych utrwalonych w ramach monitoringu wizyjnego nie jest wymogiem ustawowym ani umownym i ma charakter dobrowolny (wkroczenie w obszar monitorowany). Zebranie tych danych następuje automatycznie za pomocą systemu monitoringu wizyjnego.

  1. Proces archiwizacji

Dane osobowe w procesie archiwizacji są przetwarzane w celu niezbędnym do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych zgodnie z art. 89 ust. 1 RODO, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie, konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą oraz zapewnienia wysokiej jakości usług świadczonych przez Operę. Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji umowy i na podstawie przepisu prawa dot. archiwizacji. Nie pobiera się danych osobowych w tym procesie bezpośrednio a dane pochodzą z innych procesów przetwarzania danych osobowych prowadzonych przez Operę. W procesie archiwizacji Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres retencji wskazany w pozostałych procesach. Po upływie tego okresu czasu Państwa dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów Opery lub przekazane do Archiwów Państwowych zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

Państwa uprawnienia

Chcielibyśmy podkreślić, że gwarantujemy każdej osobie, której dane przetwarzamy możliwość skorzystania z następujących uprawnień:

  • prawo dostępu do treści danych – mogą Państwo zwrócić się o opisanie procesu przetwarzania konkretnie Państwa danych osobowych oraz o udostepnienie wszelkich danych osobowych gromadzonych na Państwa temat. Zaznaczamy jednak, że nadmierne korzystanie z tego uprawnienia utrudni pracę w Operze, wiec prosimy o rozwagę w korzystaniu z tego uprawnienia,
  • prawo do sprostowania danych – dokładamy wszelkiej staranności by zawsze przetwarzać jak najbardziej aktualne dane na Państwa temat, jednak jeżeli okaże się, że dane, które przetwarzamy stały się nieprawidłowe zawsze mogą się Państwo zwrócić o ich sprostowanie,
  • prawo do usunięcia danych – jeżeli okaże się, że nie chcą już Państwo aby Opera nadal przetwarzał Państwa dane osobowe zawsze mogą się Państwo zwrócić o ich usunięcie. Zaznaczamy jednak, że prawo to nie w każdym przypadku będzie mogło być zrealizowane, gdyż część danych Opera musi zachować ze względu na wiążące przepisy prawa,
  • prawo do ograniczenia przetwarzania – jeżeli stwierdzą Państwo, że dane które są przetwarzane przez Operę z jakichś względów nie powinny być usunięte po ww. okresach czasu (retencja danych), mogą się Państwo zwrócić o ich dalsze przechowywanie,
  • prawo do przenoszenia danych – jeżeli okaże się że Państwa dane osobowe będą przetwarzane w systemach informatycznych to mogą się Państwo zwrócić o ich przeniesienie do innego usługodawcy lub bezpośrednio do Państwa. Zaznaczam jednak, że uprawnienie to dotyczy tylko tych danych, które Państwo sami dostarczyli,
  • prawo do sprzeciwu – zawsze mogą się Państwo zwrócić ze sprzeciwem wobec przetwarzania konkretnych danych osobowych w konkretnym celu. W każdym takim przypadku sprzeciw zostanie rozpatrzony i Państwa uwagi uwzględnione w procesach przetwarzania Państwa danych na przyszłość,
  • prawo do cofnięcia zgody – w każdym czasie mogą Państwo cofnąć wyrażoną zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jednak wszelkie działania, które zostały wykonane na Państwa danych przed jej cofnięciem pozostaną ważne,
  • prawo do wniesienia skargi – jeżeli uznają Państwo, że Opera narusza Państwa prawo do prywatności zawsze mogą Państwo zwrócić się do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ze skargą, jednak zachęcamy do wspólnego rozstrzygnięcia Państwa wątpliwości zanim podejmą Państwo taką decyzję.
  • Zaznaczamy, że Opera nie stosuje i nie zamierza stosować technik zautomatyzowanego podejmowania decyzji w tym profilowania.

Podsumowanie

Podsumowując Opera i cały jej personel dokłada szczególnej staranności by procesy przetwarzania Państwa danych osobowych w jak najmniejszym stopniu wkraczały w Państwa sferę prywatności jednak, jeżeli na którymkolwiek z etapów przetwarzania Państwa danych osobowych zajdzie wątpliwości co do zgodności tych działań z przepisami prawa prosimy o kontakt: iod@oifp.eu.

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem
danych osobowych osoby, której dane dotyczą (wersja głosowa)

 

 

Informacje o plikach cookie